Protocollo Informatico

Gestire il registro di protocollo in maniera semplice e veloce

Il modulo PROTOCOLLO mDM

Le Regole tecniche del protocollo informatico DPCM 31 ottobre 2000 sono state modificate dal DPCM 3 dicembre 2013. LEGGI L’APPROFONDIMENTO

Negli ultimi anni, professionisti, aziende e Pubblica Amministrazione hanno iniziato una progressiva riorganizzazione delle attività e dei processi di Gestione Documentale. Tra le funzioni da migliorare abbiamo le procedure di protocollazione dei documenti, che da cartacei diventano digitali. Dal protocollo cartaceo si può sapere quando un documento è arrivato, chi l’ha spedito e viceversa quando è stato inviato e a chi. Con il protocollo informatico sono invece previste anche le funzioni di classificazione del documento, come l’oggetto e tutta la reportistica. Per esempio, abbiamo informazioni sul tempo che intercorre tra la registrazione e la classificazione, sui segmenti procedurali in ritardo, può essere individuata una sofferenza temporale e conoscere quanti sono gli atti elaborati dai singoli elementi dell’unità organizzativa, consentendo quindi di rimodulare i carichi di lavoro.

infografica-protocollo-informaticoNon tutti i documenti vanno protocollati. Il protocollo informatico è un procedimento amministrativo che investe i documenti che hanno un contenuto di procedimento. mDM adempie al decreto DigitPa DPR 28 dicembre 2000, n. 445 che introduce alle “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa” disciplinando la formazione, il rilascio, la tenuta, la conservazione, la gestione, la trasmissione di documenti informatici. Il protocollo informatico si integra con la gestione documentale, prevede:

  • Registrazione e Segnatura. Tutti i documenti ricevuti o spediti da una Pubblica Amministrazione devono essere obbligatoriamente registrati in modo da contenere il numero di protocollo, data, mittente/destinatario, oggetto del documento, data e numero di protocollo del documento ricevuto. Contemporaneamente avviene anche la segnatura del documento attraverso l’apposizione di un timbro digitale.

Ad ogni documento registrato è assegnato un livello di riservatezza, che definisce quale utente o gruppi di utenti possono avere accesso ad esso.

  • Classificazione e fascicolazione. Ogni documento viene poi classificato secondo regole condivise e fascicolato nell’ambito degli uffici di competenza.

In questa fase si inserisce il Titolario. Grazie alla funzionalità Titolario, ogni documento dell’organizzazione o dell’azienda viene archiviato all’interno di una struttura costituita da cartelle che schematizza in maniera logica le sue competenze e funzioni. mDM permette di eseguire direttamente su documenti e voci di titolario diversi tipi di operazioni, come firma digitale, invio alla lista di conservazione, upload di file da scanner e disco.

La soluzione mDM permette inoltre la creazione di un titolario ex novo e quindi completamente personalizzato, oppure utilizzare uno della serie di tipo standard creati su misura per Comuni, Province, Camere di Commercio, Aziende, ecc.

  • Archiviazione. Infine avviene l’archiviazione/fascicolazione del documento protocollato a norma. La conservazione di un archivio, deve garantire la conservazione dei documenti che lo compongono, delle relazioni che li legano ai loro precedenti e susseguenti, dei fascicoli che li contengono, delle informazioni sui flussi documentali.

Il modulo di protocollo informatico mDM permette inoltre di acquisire massivamente i documenti protocollati, gestire il registro di emergenza, prenotare i protocolli, generare documenti come registri giornalieri, ricevute e xml di interoperabilità e funzioni personalizzate.

Alcune schermate del modulo

Funzionalità principali

  • Registrazione e segnatura di protocollo;
  • Gestione registro protocollo;
  • Protocollo di emergenza;
  • Prenotazione protocolli;
  • Associazione documenti ad un documento protocollato;
  • Scansione massiva documenti;
  • Conversione documenti in PDF/A;

 

  • Conversione documenti in PDF/A;
  • Ricerca documenti full-text;
  • Generazione registri giornalieri, etichette, ricevute e xml di interoperabilità;
  • Creazione e gestione titolario;
  • Classificazione e fascicolazione;
  • Audit;
  • Assegnazione protocolli a utenti e Unità Organizzative.

Vantaggi

  • Automazione dei processi;
  • Collaboration;
  • Meno carta e più spazio;
  • Integrazione con moduli di conservazione, pec, firma e postalizzazione;
  • Interfaccia altamente usabile.