Gestione Documentale

Organizzare al meglio l’archiviazione, la gestione e la condivisione dei documenti in Azienda

Il modulo GESTIONE DOCUMENTALE mDM

infografica-gestione-documentaleOgni anno negli studi, aziende e amministrazioni, circa il 10% dei documenti cartacei viene smarrito e circa il 15% viene classificato in modo scorretto. Per non parlare del tempo impiegato per rintracciare i documenti in archivio. I più efficienti ed innovativi sistemi di Gestione Documentale permettono di gestire tutti i documenti e tutte le informazioni in essi contenute in modo semplice, veloce e preciso. Il punto di svolta è stata l’applicazione delle tecnologie ICT. Di particolare aiuto, per l’ottimizzazione dei flussi documentali, l’adozione dell’OCR (Optical Character Recognition) detto anche riconoscimento del testo, è una tecnologia che permette di convertire tipi differenti di documenti, ad esempio documenti scannerizzati, file pdf o foto digitali, in dati modificabili e ricercabili. mDM è il sistema più completo di gestione documentale, o document management system (DMS), ovvero la piattaforma software che permette di organizzare l’archiviazione, la gestione e la condivisione dei documenti o di altri contenuti aziendali. Si tratta di un innovativo sistema pensato per rispondere a tutte le esigenze di archiviazione dati e documenti di diversa natura e formato, garantendo una completa dematerializzazione dei flussi documentali, un’ottimale organizzazione dei processi informativi e una totale tracciabilità e reperibilità dei documenti. Un sistema per la gestione documentale e la digitalizzazione dei documenti, permette agli utenti di far fronte in maniera efficiente alle richieste normative di conservazione e gestione documentale e in generale all’intera mole di documenti in entrata e in uscita, consentendo un’ottimizzazione della fruizione e del reperimento delle informazioni in maniera tempestiva, oltre che un notevole risparmio su costi di gestione.

Funzionalità principali

  • Creazione cartelle;
  • Archiviazione, ricerca e stampa documenti;
  • Ricerca full text;
  • Condivisione con altri utenti.

Vantaggi

  • Minore possibilità di perdita di informazione;
  • Condivisione delle informazioni;
  • Collaborazione;
  • Gestione delle revisioni.

Vantaggi

  • Note ai documenti;
  • Minori tempi di recupero delle informazioni;
  • Miglioramento delle relazioni con clienti, fornitori e collaboratori;
  • Più sicurezza;
  • Più spazio a disposizione.