Conservazione della fattura elettronica

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Nuove norme sono state introdotte in materia di gestione documentale e di fattura elettronica, per rispondere agli obiettivi del Codice dell’Amministrazione Digitale, e all’articolo 25 del decreto Legge 24 aprile 2014, n.66, che stabilisce, dal 31 Marzo 2015, l’obbligo della fatturazione elettronica, già obbligatoria verso le PA Centrali (dal 6 giugno 2014), anche verso tutti gli Enti Locali. Le regole ed i meccanismi di emissione, trasmissione e conservazione della fattura elettronica sono indicati nel Decreto del MEF n.55 del 3 aprile 2013.

Le amministrazioni non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica; tramite il Sistema di Interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, sino all’invio del file in formato elettronico.

Il Sistema di Interscambio permette l’invio, ma non la conservazione della fattura elettronica, che deve avvenire tramite sistemi ad hoc per la conservazione sostitutiva.

Quali sono i processi da cui partire per la conservazione digitale dei documenti rilevanti ai fini fiscali?

La fattura elettronica viene emessa, da un sistema informativo, nel formato xml previsto per legge, firmata digitalmente, e trasmessa tramite Sdi all’ente destinatario. Le fatture attive devono essere conservate ai fini fiscali in “lotti di conservazione”, che raggruppano le fatture per periodo di riferimento. I lotti vengono chiusi con l’apposizione della marca temporale, che contiene le relative informazioni di data e ora certa, e firmati digitalmente dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva, per attestare autenticità, integrità, e valore legale dei documenti digitali.

mDM è il sistema di gestione documentale integrata, che include il servizio di conservazione della fattura elettronica in modalità in house e per conto terzi.

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