Conservazione a norma della PEC

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conservazione_digitale_pec_mdmPEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata. Si intende il sistema di invio del documento informatico, del tutto simile alla raccomandata con ricevuta di ritorno della posta tradizionale, che in più ne garantisce la sicurezza, il valore legale, la certificazione dell’invio, l’integrità del messaggio e l’avvenuta consegna ed accettazione  dei messaggi scambiati.

Perché scegliere la PEC?

  • A volte non è una scelta, ma viene richiesta per norma;
  • I tempi di trasmissione sono brevi;
  • Non ci sono costi di invio e ricezione. Si paga solo il servizio;
  • Viene certificata e garantita l’integrità del contenuto del messaggio, e non solo il suo invio e ricezione.

Punto da tenere in considerazione, quando si utilizza una casella di Posta elettronica certificata, è la conservazione a norma della PEC, così come accade per la corrispondenza tradizionale con valore legale.

Art 2220 del codice civile ci dice che tutta la corrispondenza in entrata ed in uscita va conservata per 10 anni. Lo stesso vale per la Pec, con la differenza che la pec è un documento informatico che va conservato digitalmente.

Dunque, la PEC è un documento informatico con valore giuridico, come tutti i documenti informatici viene certificato dalla firma elettronica (formato p7m), e deve essere quindi conservato digitalmente per dargli valore legale nel tempo (art.43 del codice dell’amministrazione digitale).

Ma come si conserva la PEC?

Un messaggio PEC si presenta con 3 file separati: pec, accettazione e consegna. La conservazione a norma della PEC, non prevede la conservazione di tutti e tre gli oggetti della PEC, ma prevede la conservazione esclusivamente della ricevuta di consegna, in quanto, contiene le informazioni del documento inviato e la ricevuta di effettiva consegna, che mi dice che quel messaggio è stato effettivamente consegnato a quel destinatario.

La soluzione mDM permette di gestire la PEC, e la conservazione a norma della PEC, in modo integrato con il sistema di gestione documentale. Da questo sistema è possibile archiviare i messaggi certificati ricevuti ed i messaggi di consegna dei messaggi PEC inviati, in modo semplice e veloce. il messaggio PEC viene inviato direttamente in conservazione e conservato secondo le regole tecniche previste.

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