Invio e Conservazione a norma della fattura

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Le nuove regole in materia di fattura elettronica, cambiano il modo stesso di interagire tra imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni.

Le pubbliche amministrazioni dal 31 marzo 2015 potranno accettare ed emettere solo fatture in formato elettronico, lo standard previsto è l’ xml. Non si tratta solo di un nuovo obbligo ma di un’opportunità che farà risparmiare tempo e denaro sia a soggetti privati che alle istituzioni.

Il formato xml, permette di redigere la fattura in un linguaggio strutturato, attraverso i metadati, che arricchiscono le singole fatture di informazioni, che si integrano perfettamente con il sistema informativo aziendale.

Una  volta creata la fattura il passaggio successivo è il suo invio, che può avvenire attraverso i siti messi a disposizione dagli enti governativi, contestualmente all’avvio dell’obbligo (ad esempio www.fatturapa.gov.it), che permettono un invio gratuito della fattura all’ente destinatario. Questa soluzione può andare bene per l’invio di fatture in maniera sporadica, ma nel momento in cui non abbiamo a che fare più con una o due fatture, per aziende e professionisti risulta conveniente adottare soluzioni Enterprise, sicuramente più favorevoli e complete a livello organizzativo e che agevolano i passaggi successivi, quali la firma digitale e la conservazione a norma della fattura.

Gli obblighi non cambiano: l’invio della fattura, la sua firma (per preservarla da modifiche non autorizzate), la conservazione a norma della fattura, non sono cosa nuova, ma cambia solo il workflow a cui fare riferimento.

Il tutto si traduce in un maggiore controllo dei flussi documentali, grazie a processi telematici che ci permettono di controllare in real time l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche ed eventualmente di correggerle. Alla notifica, di buon esito della consegna, seguirà la conservazione a norma della fattura e il processo di pagamento della stessa, in maniera sempre più automatizzata e sicuro, grazie all’integrazione con i sistemi di sicurezza dei sistemi informativi.

Per conservazione a norma o sostitutiva, intendiamo la procedura informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento e avente lo scopo di assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (art.44).

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